2020/07/10

少しだけ、幼稚園先生気分(^-^)

今日は、朝一長野ゆか先生とミーティング後に

バドミントンクラブでひと汗流してから、

午後は済美幼稚園様でファイリング作業。




基本の流れを一通りしながら、

修正して、より良いシステム構築を目指します。

ここは2S実践で培った方法を巧みに取り入れていきます。


いつもジャケットだと近寄りがたいから、

ジャージで指導にきてと言われ、

ジャージで訪問すると、子供達が私を職員と勘違いして、

「先生、○○無くなったので、ひとつください(^-^)」

なんて、声をかけられます(笑)

















今日は、細かい作業を皆でこなし、

最後には目がしょぼしょぼです。




来週も修正作業に徹して、

職員の皆さんが効率的に楽しく働けるように

改善続きます。

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2020/07/09

試して、選択して、改善しての繰り返し

今日も済美幼稚園様でファイリング作業。


表示や、マニュアルなど

多くの文字を読まなくても、

誰もが分かり易く、欲しい情報にすぐ

辿り着けるように考え出したら、

やれることが山ほどあり、今日も実践。



ラテラルキャビネット内は全て、

2つの方法を試して、

ご自身たちがより使いやすいと判断された

front to back 方式で並べています。



どの方法を選ぶかで、

メリット、デメリットは多少ありますが、

実際に使用する人たちが、試してしっくりくる方を

選ぶのがベスト。

使いにくければ、そこは柔軟に改善あるのみですね。


























今日もがっつり1日入って有難いことに給食を頂きました。

エビフライがさくさくで、とても美味しい🦐



















帰りの車の中で、

コロナや災害のニュースを見るたびに

やりきれない気持ちになりますが、

自分達の生活も明日どうなるか分からない今、

与えられた仕事にとにかく全力を尽くすことを

やっていこうと思いました。



とは言え身体を壊しては元も子もないので

運動や、笑うことも心がけながら

日々を大事にしたいと思います。







2020/07/08

整理収納アドバイザービジネスアシストバージョン講座無事開催

3年前の7月8日(七転び八起き)にリリースしてから

今日で3年の講座


整理収納アドバイザーBAV認定講座〈ビジネスアシストバージョン〉

をオンラインで開催しました。


改善整理コンサルタント代表の徳王美紀さんと

食品を扱う企業の方が受講してくださいました。




お客様だけでなく、片づけが

お取引先様にもおもてなしに繫がることに

共感を頂いて企業の方は金沢まで受講しにくるつもりでいたようで

今回オンラインで開催できたことで、

交通費やコロナの心配の負担を減らせて良かったです。






















取り組み方法も複雑化せず、シンプルな内容を

徹底的に取り組んでいただくので、

社員に共有しやすいと、長期的に取り組みたいと

ご感想を頂き、悩みを抱える企業様に

少しでもお役に立てるに嬉しく、また感謝を思いました。







今回受講頂いた徳王美紀さんが代表を務める

改善整理コンサルタントは整理収納アドバイザーの方に

とてもお勧めの講座です。



私も受講しましたが、先日、企業の現場検証では、

食品を扱う企業の食品衛生管理で

どこを抑えて整理収納をアドバイスすればよいか明確になり

検証がしやすかったです。



また、コンサルタント用に

契約書や数値化できる社員アンケートもあり、

カスタマイズもできるので、とても安心して

訪問できます。





今回は、受講者の皆様から、

休憩の雑談の中で、今の法令を学ぶ機会もあり、

とても学び多い感謝の1日でした。






 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


2020/07/06

誰もがシステムを構築できるように工夫


今日は済美幼稚園様でファイリング作業。

今日はある作業に別の職員も参加してもらいました。

分業だと、担当者に聞かないとその工程作業ができないと

困るので、時間はかかっても複数の職員にその工程を

覚えて貰います。



時間に追われて焦りますが、ここは長期的な運営を考えると

育てる時間を省いてはいけないと、じっくり作業です。




PC関連に不具合があり、思うように作業が進まないこともありましたが、

やれることは、探せばいくらでもあるので、

表示作成作業に切り替えです。



長い期間一緒に作業しているメンバーたちとは、

このようなイレギュラーな時を沢山乗り越えてきているので、

すぐに今出来ることに作業を切り替える習慣がついたようです。


2S実践やファイリングシステム構築は、


実戦の中で、人が成長すると改めて感じた1日でした。

ラテラルキャビネット内はどの引き出しも、

欲しい資料を探せるように、またすぐに戻せる&しまえるようになりました。















事務所以外の書庫も

法廷保存年限に沿って、廃棄待ちと

永年に分け、扉を開かなくても、何がとこにあるのか、

継続しやすい表示を徹底的に施していきました。


























保存年限の数え方など、

時と共に忘れることも多いので

置換時に備えて、マニュアルもどんどん作成です。






















今日は、来客や問い合わせの電話が多い園でしたが、


なんとか時間を見つけながらの作業でした。



沢山の問い合わせに対応してくださった長野ゆか先生と

一生懸命に取り組む職員の皆さまに感謝の1日でした。






2020/07/03

第三者の視点でファイリング改善点に気づく

連日、済美幼稚園様でファイリング作業。

基準表は2段階で別の基準表も作らないといけないので

・取りこぼしがないか

・並びは大丈夫か

などなど、多くの角度から検証です。


その過程で、疑問に思うことや

手順の確認等を長野ゆか先生と

担当者、私とでズームミーティング。



直接、画面共有で資料を見ながら話せるので

分かり易く、話せば話す程に

徹底的にしたい私たちは更なる課題(作業)を発見するのでした。




私も担当者様も長野ゆか先生との

半年にわたる取り組みに、

苦手だったファイリングに興味を持ち、

今では大好きになっていました。


いつも、見学で他社に見せれるまでにしたい!

という目標があるので、改善できる場所は、

例え小さくても実行です。



特に、全くファイリングに携わらない職員を

作業に巻き込むと、第三者の視点で

「これって、どうすればいいんですか?」

と、思いもよらぬ質問がきます。


なるほど、質問させてしまっている!

質問しなくても分かる状態にしたい、、、


そこが改善点だと

いくつもの改善に気づいていきます。

 

 




















今日は忙しい中、限りなく時間を取ってくれる

長野先生と、書庫を見て沢山質問してくれる

職員達に感謝の1日でした(^-^)











2020/06/30

考え方を変えただけで、手に入る仕組

今日は雨のち曇りなジメッとした金沢。


今日も済美幼稚園様でファイリング作業。

終盤も長野先生からどんどんメールが来るので、

解読するのに必死です(笑)



ファイリングだけでなく、園全体の2Sも並行しているので、

どんどん変化していく職場。





園長から、ファイリング作業立ち合いの際に、


「考え方を変えただけで、手に入る仕組があるんだね。


書類=リングファイルで管理するしかないと思ってた。

自分達抱える量と、これから毎年破棄する量、

すべてが見えるから、これ以上棚を買い足さなくていいんだね。

みんな、本当にありがとう」と。


私も一緒に作業している職員も

その言葉にとても嬉しい気持ちになりました(^-^)



事務所外キャビネット

保存年限による廃棄待ち書類と永年保存書類を

交ざることなく、別々のキャビネットで一括管理。


たまに見たい書類が多く、保存箱ではなく

すぐに取り出せるようにボックスへ。



更に、廃棄年月日ごとに棚段にまとめてあるので

年度末に、指定の棚番にある書類を全捨てできるシステム。
































永年保存の卒業アルバムも、ここまで仕組みが見えてくると

「カバーも要らない」とすぐに許可が下り、

毎年増えていくことを想定して、

保管場所も準備できました。











「物があふれ、スペースも物に占領され、

毎日探し物に時間を使うなど、

物によって、傷ついた状態が、2Sやファイリング作業を実戦することで

かさぶたが剥がれて、どんどん再生していく感じが肌でわかるよ」




と感想を頂き、今日も感謝を思う1日でした。

2020/06/29

ファイリング、ラベルシール作業

今日は済美幼稚園様でファイリング作業。

半年スケジュールで取り組んできた作業も

やっとラベルシール貼り作業まできました。



研修、廃棄、ルール決め、フォルダ名決め、

分類、基準表の作成、印刷、、、


どの段階でも、済美保育園様の日々の作業内容と

照らし合わせ、かなりの話し合いをしながら、

見直し、やり直し、と何度も繰り返し

やっとここまでたどり着いた感じです。


画像は事務所外の場所での保存文書。

実際に、工事が始まり必要書類を

建築会社にすぐにお貸しすることができました。

使用頻度が低くても、必要な重要書類がすぐ

手にとれることが体感できたようです。
























ラテラルキャビネットを使用すると、

ガイド構築やアクションの多さ、色んな面から、

ボックス使用をやめたくなりましたが、

そこは予算と向き合い場所別に

臨機応変に対応です。






コロナで停滞した分、スケジュールはすこし伸びますが、


半年取り組んでみて担当者の方がひと言、


「今、やっと最初の長野ゆか先生の研修で教わったことが

ここにきてどれだけ大事か理解できます。


研修時は、もっと楽観的に考えていたけど、

やってみないと理解できないことが多いですね」






私も、やることは理解できていたけれど、

実際に社員のつもりになって皆さんと

一緒に取り組んでみると、


話し合わなければならないことが、予想以上に多いことと、

ひとつのことを決定するのに、了承を得られるまで

動けない、、、など


重要な書類を触っていることに

改めて、むずかしい作業が多かったと気づきます。






何より楽しいのは、給食の時間🍚

ファイリングの疲れを忘れるために、

皆、妄想の話しばかり(笑)










 
 










明日も更に調整が続きます。


済美幼稚園様とは別で、


今現在、長野ゆか先生のホームファイリング上級研修も

6期生として数十名で受けています。


ホームファイリングですが、

技術としては、企業で行う内容をホームに落としているので

本当に勉強になる研修です。


まだまだ、済美幼稚園様とも6期生の皆様とも

頑張りたいと思います(^-^)