2020/05/20

済美幼稚園様訪問。ハグしたい気持ちをみんなでこらえながら

今日はコロナで訪問自粛していた済美幼稚園様へ

久々の訪問&コンサルティング。



ほぼ、毎日のように会っていたのに、

突如自粛であえず、心身共に苦しい状況下で

お互いにやりとりしていたので、

皆さんが、「家村先生~!!!」と

駆け寄ってくださった時には、

お互いハグしたい気持ちを抑えて、

近況報告や現場検証行いました。



リモートの良さも知ったけれど、

リアル現場の良さを改めて感じました。

























小さい子を抱える、保護者達が

長引くステイホームで精神的に追い詰めらて来た時に

ルールを決めて、園庭を開放する決断をされていました。


賛否両論あったと思いますが、

それでも

「園として今何ができるのか?」

を模索したそうです。




壁一面に貼られた、本当に苦しんでいる保護者の方からの

ありがとうのメッセージに、

感謝されていました。


そして、その横には、

私の大切な3S指導現場であった

みづほ工業株式会社様の「3Sの歩み壁面」を目指して

済美さん達も、これまでの活動を

訪れる人にメッセージとして届けたい!

共に頑張っている仲間と共有したい!

色んな思いを抱えながら

途中まで作っていました。




この園でコンサルティングに関れて

毎回、小さな感動を沢山体感させて頂き、

有難いと感じました。



ファイリング作業も、

見直し&改善。


長野ゆか先生には、

現場前でファイルを触りながら

動画で質問をしながら、

見直し&改善を行いました。


「ここまで、いらない書類が整理され、

誰もが分かる管理されたら、

いつかリモートワークが本格化した時に、

データ化する書類をさっと

取り出せるから、今本当に頑張り時ですね!」


と嬉しい感想も貰い、

感謝を思う1日でした。



























2020/05/15

オンラインで勉強&準備


今後の仕事の方向性について学んだり

話し合ったりの日々です。



ファイリング指導の長野ゆか先生と済美幼稚園様の

ファイリングコンサルティングのやり取りや、

私自身の抱える書類について

徹底的にファイリング指導を受けています。



よその企業の事は気が付くのに、

いざ自分の家や事務所となると

改めて見落としていることが多いと思いました。


自分は出来てる・・・と勘違いからスタート。


第三者の視点の大切さに気付く日々です。

また、クライアントの気持ちを体感できる日々でもあり、

違った視点から学びの機会を頂いています。




指導を受けることで、実践ができたと思ってもらえるように、

今後、職場の片づけに困っている方々にお役に立てるような

活動が更に出来るように、

今は出来る限り勉強や経験、準備に取組たいと思います。

そして、いまコンサル中の幼稚園は給食室があり、

食べ物を提供している以上はハサップの考えに沿った

整理の仕方も提供していく必要があり、少しでも

クライアントにお役に立ちたいと考えます。




















そんな中、私が昨年7月にHACCPの勉強をしているのを知っていた

長野先生は、改善整理コンサルタント協会の徳王美紀代表を

紹介してくれました。



同じ時期にHACCPを学び、

HACCPを導入したい企業がその前に、

まず、ぐちゃぐちゃな職場(現場)を

食品衛生の視点から5Sの方法を支援する協会を立ち上げた方で

私が抱える悩みや課題について、多くのアドバイスをくださる方です。




昨夜は、同じく日本HACCPトレーニングセンターで

共にHACCP研修を取り組んだ辰巳益喜子アドバイザーと

徳王美紀先生とズーム茶話会。


とても有意義な時間でした。


繋いでくださった、長野ゆか先生や、

金沢ならではの情報をくださる徳王美紀先生、

共に深め合える辰巳益喜子さんに感謝です。




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2020/04/28

ファイリングがデジタル化時代の後押し実感

今年度のイベントセミナー依頼は全て中止または延期です。

本当に、仕方ないことでまずは命を大切に、コロナ終息を願うばかりです。


そんな中でも、

整理収納コンサルティングやファイリングの指導は、

メールや電話で続いています。



済美幼稚園様は、保育は現在中止となり、

必要最低限、職員が業務にあたっています。



今すべきことが沢山ある中に、

今後の子供受け入れにあたって今できることは、


園児の「安全」を守ること。

その為に、職員の仕事内容の効率化と園全体の安全化が必須。


まさに、今が環境改善の時。




ファイリングも終盤。

リモートワークが求められる今、ファイリングが効果を発揮し始めました。



● 園全体の書類が必要最低限の量になったこと

● 書類全体が一覧で全ての職員が内容と場所と破棄年限を把握できること

● 破棄待ち書類が、本来捨てるべき年限にまとめて保管され、
  年度末に短時間で破棄できること

● 毎年、新年度は必要最低限の書類量でスタートできること

● デジタル化の時代に備えて、全てが最低限の量になったので、
  スキャンやデジタルの移行すべき事態が来た時
  最小限で管理されているので、すぐに準備に移れること

● 法的保存年限が決まっていても、普段見ることのない書類は
  デジタル化から省いて考えることが見えてくること

● 園全体のあちこちに管理していた書類スペースが激減し、
  一か所で管理できていること

● 会計士が訪問している時に、求められた書類がすぐに提出できること

● これから、リモートワークで現場事務の人数が事務所内で減った時
  自分で欲しい書類に辿り着ける



この時期だからこそ、

今、ファイリングに着手して良かったと、

全員で実感しています。



今は、書類作成にまだまだ長野ゆか先生の

改善指示があり、どんどん出来上がっている最中ですが、

こんな時だからこそ、ファイリングの必要性を皆で感じました。



長野先生からのメッセージは

「家村さんは、体感してくれている。

学んだだけとは全然違う。

そしてきっとこれから、経験積んでも勉強しても、

やればやるほど、全然わかっていない。まだまだだって、思うと思う。

私がそうで。

でもどの専門の人も、専門職であるほどそうじゃないかな

だからこそ、一緒に学び続ける姿勢をもって、

深めていける仲間が増えてくれると思うことが嬉しい。」


と教えて貰いました。(掲載承諾)



まだまだ、終わらんのか~い(T_T)/~~~(笑)

先は長そうですが、貴重な経験を積ませてもらえる

済美幼稚園様と長野先生に感謝です。



私が接客業の世界にいた時代も、

接客には終わりがなく、経験すればするほど、

お客様から学ぶことが多く、

時には新人や後輩の真摯な働き方からも学ばされ

どの世界も追及に終わりがないと感じました。





そして、職員室では「安全」に特化して今は作業が続いています。

地震に備えて、モノの落下や避難通路の確保などの視点から、

不必要なモノを取り除いたり配置を見直しています。


また、HACCPの考えにそって、

食品を扱う食堂だけでなく、隣接する施設全部が

不衛生にならないように、

● 掃除のしやすい環境

● 害虫の住処にならないような配置

など、今はHACCPの学びからも指導を考えています。

これも、これから学びが続きます。



























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2020/04/26

これまでの活動がコロナ下での力発揮を願うばかり

2S活動報告を貰っている山形県の

株式会社環境管理センター様。


新年度に入り、新しいスローガンと共に始まった2S活動。
 
せっかく2つの拠点を1つの事務所にまとめたのに、
 
コロナ下では密集は危険と言われ、
 
スローガンの唱和どころか、
 
連休明けからは以前のように2つに拠点に分けて、
 
出社時間なども分けて業務に当たる予定だそう。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
この状態がいつまで続くのか先の見えない状況ですが、
 
BAVで学んだ環境を整えることの大切さが、
 
今度はコロナ下でも力を発揮してくれることを願わずにはいられません。
 
 
とメッセージがきました。
 
 
上の写真まで頑張って整理してきたことが、
 
今の働き方の見直しの支えになることを願うばかりです。
 
 
 
 
 
 
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2020/04/17

たかが整理に支えられる現場と私達

済美幼稚園、2S活動とファイリングアドバイス。


現在、コロナ感染防止の為、現場での直接指導は自粛です。



幼稚園も活動内容は縮小ですが、

子供を預けて働かなければならない医療従事者がいるのも現実。




今、リスクの中で感染者対応に追われている医療従事者や

関係者に感謝しかないです。





コロナの影響で、リモートワークや時間差出勤など

働き方の変更を余儀なくされている現場が多い中、




「今、整理なんてやっている場合じゃない・・・」


と思う瞬間もあると思います。



現実、今回もありました。





そこは、今はクライアントの判断を優先します。





ですが、いざ働いていると色々考えさせられる現場。



結局、働き方を変えていく時に、


●職員の人数が制限され余裕がないこの時期、片付いていて仕組のある職場

●時間差出勤なら、自分だけの力で誰もが短時間で書類に辿り着ける管理体制

●怪我の発生を予防する、モノの安全な職場

●一斉に随時変更事項をお知らせできるように無駄な作業がない職場

●常に除菌が求められる今、掃除しやすく清潔な状態を保てる職場

などが、今本当に必要だと身体で感じるのだと思います。



整理が職場を下支えしている現実もあります。


もう、ファイリングも目の前まで完成が見えてきています。



どんなに忙しい現状でも、仕事の合間に

時間が空き、出来ることもあり、

リーダー達は

その時間ですら、今できることをしたい!と

「少しでも進めたいから、ファイリングの指示をください」


と、ファイリングメンバーから連絡がきました。




経営者達が、コロナ対応に追われる中、

少しでも環境改善して役に立ちたいと思うスタッフ達。




現在進行形書類は引き出しキャビネットで取り出し易くなりましたが、

廃棄を待つだけの書類も、

廃棄年限ごとに、

また過去資料が必要な業務の時に

すぐに取り出せるように・・・































ファイリング総合指導の長野ゆか先生と

自分達がいつも励ましているような気持ちでしたが、

改善された画像が送られてくる度に

スタッフの想いに、こちらがどれだけ励まされているか

考えさせられました。






個人的に契約している保険会社からも連絡がきて、

今、コロナ関係でホテル滞在を余儀なくされたら、

入院として対応できますのでご安心くださいと電話がありました。



テイクアウトに切り替えて頑張っている飲食業の皆さんのお陰で

ご飯が食べられることも有難く、


皆さん、それぞれの仕事で今できることをしていると

感じました。


















2020/04/06

訪問せずファイリング指導継続

いよいよ2Sコンサル活動も

訪問は今週から自粛し、

通信でファイリング指導を継続しています。



もともと、

ファイリングコンサル指導の長野ゆか先生とは

通信でやり取りをずっとしてきたので、

多少の不便はあっても、必ず乗り切れると感じています。



今日も画像チェックで的確な指摘を受け、

見直す箇所もすぐに改善していきました。




済美幼稚園も

預け先がない児童だけになり

今は大幅に活動を自粛です。



それでも、

年度も変わり、うつしかえ作業は待ってはくれません。


日々、書類は発生し、

ネット環境を駆使してファイリング作業も継続しています。






今はラインやズームもあり、

無料で話せて、画像もすぐに送られ、

パソコン前で待機せずに、現場でそのままやり取りができることに

この時代だから出来る活動だと考えさせられます。




今回も廃棄書類が沢山でました。



これだけ見ても、

◆事務所も多くのスペースを使用していたこと

◆多くの書類の中から必要な1行の数字や文字を探していたこと

を実感します。





























今までは、

「あそこの奥の棚の~~、ほら、あれあれ」みたいな会話も

最終的な定位置が決定するまでは

仮の棚番を100円ショップのマグネットで設定することで、

電話でもアドバイスも出しやすくなっています。











































どんな状況下でも

一生懸命に動いている皆さんの様子に

私も遠隔でも出来る限り分り易く

アドバイスを努めたいと改めて思いました。



そして町会会計作業から帰宅して、

子供と志村動物園の録画をみていると

涙腺が弱りだし、そのタイミングで

田舎の母からマスクや色々入った

段ボールが届き、涙腺崩壊でした。



今日も色んな人に感謝の1日でした。









2020/04/02

ご縁に感謝して、今日も2S指導とファイリング作業

済美幼稚園様で

事務所ファイリング作業と

職員室の2S指導でした。




金沢もコロナの影響が少しずつ出ている状況に

いつまで活動が出来るのか

本当に切実になってきましたが

もう少しで形になってきます。






昨年東京で開催された

整理収納アドバイザーのフェスティバルで

色んな企業が出展している中で

職場で使える職員用バックや

ファイリング用品を触って確かめる機会に恵まれました。



ブースではアドバイザーの川村あゆみさんが

ミニセミナーで使用方法を伝えていて、

ちょうど、済美さんで提案したい用品に出会えたので

バックやファイリング用品を早速取り入れてみました。



ファイリング専門指導の長野ゆかさんや

オフィス専門商品を紹介してくれた川村あゆみさんなど

アドバイザー仲間とのご縁が仕事に繫がると感じ

改めて、ひとつひとつのご縁に感謝を想う1日でした。





フリーアドレスになるので

デスクの近くに職員のバック設置です。


改善に改善を重ねて

仕組を構築していきます。



 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 



事務所では、

永年保存資料に着手。

多種のファイルを使用している為、

1つのファイルを探すのにも一苦労。


使用頻度は少なくても、

いざというとき、時間がかかります。

誰が事務所職員に移動になっても

分り易い仕組みに改善中です。



日々のコツコツが

後の効率化に繫がります。






























帰り道、知人のFB投稿で

手作りマスクを販売しているカフェによることができ

やっとマスクを購入できました。



本当に色んな方の情報が有難い1日でした。