2020/03/29

問題がない時はきっとない、進むしかない

済美幼稚園様で

全体で2S活動の日でした。




2S活動に踏み切るのは、

抱える問題に、まずは働きやすい環境作りが

必要だと感じたから、踏み切るのだと感じます。



2S活動をすれば、問題がなくなることはないけれと、

改善される多くの事があります。



数字の問題

効率の問題

人の問題

どれも大事で、現場に入ると、色んな問題が見えてきます。



整理収納の学びでは、

何のために、整理収納するのか?


モノを捨てたり、

膨大な作業は、痛みを伴うけど

これらは過程に過ぎず、


「何の為に行動するのか?」



その先にある「目的」をとても大事にしています。





「目的」を明確にしていいなければ、

運営側もコンサルの私も

かなり、神経がやられてしまうと感じますが、



ここは、「目的」に向かって、ブレずに行動で示していきます。




活動しなければ問題は改善しない・・・

活動すれば、改善されることも多いが、新たな問題も発生する・・・



問題がなくなることがないのであれば、

動いて、ひとつずつ改善していくことが、

進む一つの選択肢だと感じます。




なんだか、少し重い話ですが、

いつも、そんなことを考えさせられる時期があります。




ブログでは少しだけ

今回の楽しい様子をご紹介します。(承諾有)




スタートから






















職員室から全てもモノを出します。

男性職員が多いのであっという間に進みます

































各自が役割をこなしていきます。

教材の見直し。




















貰った机の下についているモノ置きパイプのせいで

椅子が低くしか入らず、背の高い男性たちは座りにくい。

パイプを外して快適に(^-^)

































掲示物班も計画的に動いています。






















書類班も事務所で頑張っています。

長野ゆか先生と共に指導を頑張っています。






















半日ですが、計画に沿って動くことができたよう。


問題も見方を変えて、どう向き合っていくのか、

ここからそれぞれがどう進んでいくのか・・・


これまでも他の企業で見てきた変化を

今回もいつの日か感じたいです。



今日も1日お疲れさまでした。

2020/03/26

一丸となって準備

今日もファイリング&打ち合わせ。




明日の全体2S活動に向けて

小さな準備をコツコツ進めています。


大勢が限られた時間で最大限の動きが出来るように

シュミレーションです。






















予算も使うところは使うけれど、


再利用できるものや、DIY出来る部分は工夫して


準備をしています。




職員室を分断する平面パネルとドアも、

取り払い、事務室へ移動。



事務室と倉庫の間に設置し直し、

暖房の風が行き届く、温かい空間を確保できました。




よそから回ってきた机。


これも有難く利用です。



理事長も陰で動いてくれていて

一丸となっている事が伝わってきます。






















年度末ということもあり、

会計士、社労士、コンサル(私)など、



幼稚園は通常業務と並行しながら

皆時間に追われている感じです。




私も町会会計の締めの作業が思ったより

時間を取り、年度末の疲労をヒシヒシと感じています。



また、年度末ならではのお別れもあります。





今年度で退職の方もいて

テニスの国体選手ということで

私の作業服がヨネックスなことに

親しみを感じて頂き

沢山お話しして温かい時間を過ごした方もいました。



いいことも、寂しいことも



ここを乗り切って新年度を迎えるお手伝いが

できればと考えます。



帰りは、園内に咲いていた花に

疲れも癒されました。







2020/03/25

今こそ基盤作り。幼稚園特有の書類弱点

今日も済美幼稚園様でファイリング作業。



明後日、

園全体で、職員室レイアウト変更と

事務所でのファイリング作業を行います。





当日、ファイリングは最も見たくない書類に手をつけます。

永年で大量で複雑な書類。

ここを人数が確保できる時に着手予定。


それまでに、他のファイルの効率化と破棄を

少しでもすすめています。





今日は、幼稚園ならではの書類に遭遇。

出席簿。

保存年限に合わせて、過去資料として

3冊のリングファイルで保存されています。


見た目は、よくあるこんな感じ。

とても幅を取っています。




















中を開くと、かわいく、「分厚い」表紙の出席簿。

職種ならではだと感じます。





















側面から見ると、こんな感じ。




















本当に保存すべき書類は2センチにも満たない。

リングファイル3冊分が表紙を剥いで、

個別フォルダ1冊にスリム化。



リングファイルの弱点は、幅をどうしてもとり、

スペースが多く取られてしまうことだと改めて感じます。

この一つ一つの徹底的な整理作業と

仕組化が、この先の日常業務や管理を楽にすると考えます。


コロナで動けない今こそ、

職場の基盤を整えて、先に備えようと

皆さんの意識が伝わってきます。















今日は事務所以外でも職員の方が、


ホールの整理作業を更に進めていたようです。


必死に作業する姿が、皆さんの意識を高め

前向きな気持ちが、伝染しているようです(^-^)























また、今日は遠方でズーム講座のゲストとして

活動していた、ファイリング指導の長野ゆか先生が

休憩の合間に、

mailで質問に返信くれていて、

作業を滞りなく進めることができました。






職員の皆さんのやる気と、

今回の総合指導のゆか先生に

本当に感謝を想う1日でした。


2020/03/24

いずれ崩れるのは、時間の問題だろう

連日、済美幼稚園様の

ファイリング作業を行っています。



企業ファイリングを学んでも

理解の弱い私は、

やはり自分が中心で入って

経験でマスターしていくしかないみたいです。




「ファイリングをどこまでやるか?」






最初に、


企業規模に合わせて

私をファイリングコンサルとしての指導をしている

長野ゆか先生と、日数をかけて何度も話し合いました。



やればやるほど、お金も初期費用が掛かるのも確か。






予算と向き合いながら折り合いをつけてきましたが、





やればやるほど、

見たくない、

触りたくない保存資料も、

私と園長とリーダーで

徹底的に仕組化すべきと結論に至りました。





長野先生がよく言うセリフに、



「徹底的に仕組化しなければ、いずれ崩れるのは時間の問題だろう・・・」






ここまで、

中心部を破棄して、仕組化を構築しているのだから

大丈夫だろうと思っていた私たちでしたが、

すべてが連動していることに、

作業をやれば、やるほど、

嫌というほど思い知らされるのでした。




今日は昨日に引き続き、


フォルダ名や、分類、どうしたら

複雑にせず、単純に扱えるか。




実際の日々の作業に落とし込んで

シュミレーションしながら、改善を模索しています。





◆ 今日だけでも

見落としていた破棄資料がまだまだ出てきます

























◆ 表現会、卒業式のDVD

毎年、係の先生が過去資料を参考にしています。

これも、ファイリングとして同じ規格におとして

貸出ても返却されやすい仕組みに改善
























◆取扱い説明書

要不要に分け、

緊急で必要な書類がフィルムで覆われていることに気づく、

災害時、パソコンが使えないことを想定して

紙を見る時、すぐに見やすいように


重複している書類は破棄し、

見やすいようにフィルムも外す































今日も、書類に触れば触る程、

要らない資料と、

改善しなければ、すぐ崩れると想像が容易に出来るから

新たな仕組みを議論。



事務所の中は、

こんなにも、ムリ、ムダだらけだったということに

みんなで改めて気づきました。




がっつり、作業の後は、

みなでさつまいものおやつを頂き、

明日に向けて、また脳を休ませます(^^♪










2020/03/20

後に咲く、スローガン

山形県の株式会社環境管理センター様から

今月の2S活動報告が届きました。



今回のテーマは「スローガン」


普通は、実践前に掲げて

それに向かって、取り組んでいく・・・

それがベストだと思ってました。




でも、

何社か2Sアドバイスに入るうちに

後から考えた方が本当の意味で

しっくりくると感じることもあります。




現在コンサルティングに入っている済美幼稚園様でも

同じことを感じます。

済美さんは独自のスローガンを考えましたが、

実戦する中で、2S見学に行った、

みづほ工業株式会社様のスローガンが

一番、自分達も掲げたい内容だと・・・

同じスローガンを掲げることになりました。








最初は、とにかく、

響く言葉を考えようと

色々模索して、

決定していきますが



実践して、

意識が変わった時に

また違う成長した自分達に出会えているから

掲げたい想いも変わってくるのだと思います。






こうなりたい!

という会社の方向性が、



実践して、

失敗して、

結果がついてきて、

人もついてきて、・・・・



を繰り返すうちに

本当に大切にしたいものが、

後になって見えてくることがあると感じます。







人が一つのことに向かって行動していくには、

本当はこんな思いやスリーガンが大事なのでは・・・


と内から感じて、掲げたスローガンは、


後の大きな支えになってくれると感じます。




活動が停滞した時や、

会社が窮地の時、

人間関係が不穏になった時、

どう進めばよいか迷うとき、


スローガンは、

大切なことを思い出させてくれる

そんな力を持っていると感じます。








今回、

小林社長から、送られてきたのは、

活動初めて2年になる今、

皆からあげられたスローガンでした。








 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
来年度の2S活動計画も大詰め、
 
あれを買って欲しい、これが必要、
 
メンテナンスもーと色々要望がまとまり、
 
 
皆真剣だそうです。(見積もりの山(笑))
 
 
 
そして、スローガン候補も、 眺めてると、趣き深い
 
とのメッセージ。
 
 
決定が楽しみです(^-^)

2020/03/19

誰一人取り残さない職場へ

昨日は、済美幼稚園様への

整理収納指導日。


ファイリング作業終了後に

職員室のレイアウトの打合せ。



今回の目的は、

一部の人しか、作業出来ず、

全員が会議できない空間を、


全職員がはいりやすく、

コミュニケーションを取りやすく、

皆がひとつになれることを目的としています。




パワポで作成した資料も、

徹底的に話し合うことで、

現在ある棚や備品、簡単な大工ができるDIYの技術

を駆使して、更に改善。




誰一人取り残さない職場、

園長と副園長の気持ちが

痛いほど伝わってきました。



まさに小さなコミュニティーのSDGSだと感じます。




そして、衛生面も考慮して

管理しやすく、掃除しやすい空間にも心がけます。























全体実践日に向けて

24人が、総出で動けるように、

当日のスケジュールやメンバー割り振りを

綿密に打ち合せ。



ここも、社員それぞれの特性を活かせるように(^-^)







分類を業務から見直し、ファイリング効果を実感


昨日の金沢は晴天、

済美幼稚園様へのアドバイス日

絶好の整理収納日和です。



ファイリング作業は、

各フォルダの見直し。


実際に誰がどの時期にどのフォルダと一緒に使用しているか

業務を改めて見直し、


タイトル変更、

合冊、

分冊、

更なる破棄、


など、取り組んでいたら、

改善できることが多くあることに気づき、

集中して作業です。



そんな中で、

すでに、分類の仕方を見直したファイルを探し出すときに、

とても探し易かったと、

早速、日々の業務へと効果が表れているとのこと。



実践しながら、ファイリングの効果を

感じた日でもありました。


この日は、園長、副園長、リーダー、私と

とトップの判断が必要な資料を議論しました。





作業の様子。

撮られるのに気づいたら、

すぐにカメラ目線の私たち(笑)

当分、この作業が続きます。