2020/03/25

今こそ基盤作り。幼稚園特有の書類弱点

今日も済美幼稚園様でファイリング作業。



明後日、

園全体で、職員室レイアウト変更と

事務所でのファイリング作業を行います。





当日、ファイリングは最も見たくない書類に手をつけます。

永年で大量で複雑な書類。

ここを人数が確保できる時に着手予定。


それまでに、他のファイルの効率化と破棄を

少しでもすすめています。





今日は、幼稚園ならではの書類に遭遇。

出席簿。

保存年限に合わせて、過去資料として

3冊のリングファイルで保存されています。


見た目は、よくあるこんな感じ。

とても幅を取っています。




















中を開くと、かわいく、「分厚い」表紙の出席簿。

職種ならではだと感じます。





















側面から見ると、こんな感じ。




















本当に保存すべき書類は2センチにも満たない。

リングファイル3冊分が表紙を剥いで、

個別フォルダ1冊にスリム化。



リングファイルの弱点は、幅をどうしてもとり、

スペースが多く取られてしまうことだと改めて感じます。

この一つ一つの徹底的な整理作業と

仕組化が、この先の日常業務や管理を楽にすると考えます。


コロナで動けない今こそ、

職場の基盤を整えて、先に備えようと

皆さんの意識が伝わってきます。















今日は事務所以外でも職員の方が、


ホールの整理作業を更に進めていたようです。


必死に作業する姿が、皆さんの意識を高め

前向きな気持ちが、伝染しているようです(^-^)























また、今日は遠方でズーム講座のゲストとして

活動していた、ファイリング指導の長野ゆか先生が

休憩の合間に、

mailで質問に返信くれていて、

作業を滞りなく進めることができました。






職員の皆さんのやる気と、

今回の総合指導のゆか先生に

本当に感謝を想う1日でした。