2020/04/28

ファイリングがデジタル化時代の後押し実感

今年度のイベントセミナー依頼は全て中止または延期です。

本当に、仕方ないことでまずは命を大切に、コロナ終息を願うばかりです。


そんな中でも、

整理収納コンサルティングやファイリングの指導は、

メールや電話で続いています。



済美幼稚園様は、保育は現在中止となり、

必要最低限、職員が業務にあたっています。



今すべきことが沢山ある中に、

今後の子供受け入れにあたって今できることは、


園児の「安全」を守ること。

その為に、職員の仕事内容の効率化と園全体の安全化が必須。


まさに、今が環境改善の時。




ファイリングも終盤。

リモートワークが求められる今、ファイリングが効果を発揮し始めました。



● 園全体の書類が必要最低限の量になったこと

● 書類全体が一覧で全ての職員が内容と場所と破棄年限を把握できること

● 破棄待ち書類が、本来捨てるべき年限にまとめて保管され、
  年度末に短時間で破棄できること

● 毎年、新年度は必要最低限の書類量でスタートできること

● デジタル化の時代に備えて、全てが最低限の量になったので、
  スキャンやデジタルの移行すべき事態が来た時
  最小限で管理されているので、すぐに準備に移れること

● 法的保存年限が決まっていても、普段見ることのない書類は
  デジタル化から省いて考えることが見えてくること

● 園全体のあちこちに管理していた書類スペースが激減し、
  一か所で管理できていること

● 会計士が訪問している時に、求められた書類がすぐに提出できること

● これから、リモートワークで現場事務の人数が事務所内で減った時
  自分で欲しい書類に辿り着ける



この時期だからこそ、

今、ファイリングに着手して良かったと、

全員で実感しています。



今は、書類作成にまだまだ長野ゆか先生の

改善指示があり、どんどん出来上がっている最中ですが、

こんな時だからこそ、ファイリングの必要性を皆で感じました。



長野先生からのメッセージは

「家村さんは、体感してくれている。

学んだだけとは全然違う。

そしてきっとこれから、経験積んでも勉強しても、

やればやるほど、全然わかっていない。まだまだだって、思うと思う。

私がそうで。

でもどの専門の人も、専門職であるほどそうじゃないかな

だからこそ、一緒に学び続ける姿勢をもって、

深めていける仲間が増えてくれると思うことが嬉しい。」


と教えて貰いました。(掲載承諾)



まだまだ、終わらんのか~い(T_T)/~~~(笑)

先は長そうですが、貴重な経験を積ませてもらえる

済美幼稚園様と長野先生に感謝です。



私が接客業の世界にいた時代も、

接客には終わりがなく、経験すればするほど、

お客様から学ぶことが多く、

時には新人や後輩の真摯な働き方からも学ばされ

どの世界も追及に終わりがないと感じました。





そして、職員室では「安全」に特化して今は作業が続いています。

地震に備えて、モノの落下や避難通路の確保などの視点から、

不必要なモノを取り除いたり配置を見直しています。


また、HACCPの考えにそって、

食品を扱う食堂だけでなく、隣接する施設全部が

不衛生にならないように、

● 掃除のしやすい環境

● 害虫の住処にならないような配置

など、今はHACCPの学びからも指導を考えています。

これも、これから学びが続きます。



























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