2020/06/25

ファイリング崩れる原因

今日1日済美幼稚園様でファイリング作業。

やっと、ラベルの印刷段階まできました。
























印刷環境を整えるだけでも、大苦戦。

昨日、長野ゆか先生のサポートを

遠隔で受けながら昨晩済美さんが準備しました。



ここにくるまでに、かなりの見直しがありました。

やればやるほど、後に崩れるだろう原因が分かり、

改めてそこを見直していきました。


突き詰めて作業していくうちに、ファイリングシステム構築の

一番大きな崩れる要因は

「例外を認める」

ことだと、気づいていきました。



■例えば、もう廃棄を待つだけのファイルを触るかどうか?


触らなければ、簿冊として残ってしまう。


部分的に、いろんなことが揃わなくなる。


そこで、大企業なら許されないが、小規模だし

時間的労力もかかるから、「まあ、そこは手を着けずにいこう」


そんなやりとりが、後に、全ての事に対して

例外を許すスタンスに繫がっていきそうになりました。

早い段階で、基本に忠実にやろうと方向転換しました。



■用品選びに関して


ガイド、ラベルシール、ボックス等々、


予算を下げるために、基本的な商品を避け、


100均などで代用品を活用するなど、工夫も考えましたが、


必ずそこには、後に探しにくくなるだろうという小さなデメリットがありました。


特にガイドは、大量にあるフォルダをすぐに見分けるために、

イトーキかコクヨで迷いましたが、

上向きのガイドを選択して、探し易さを優先しました。



■フォルダ文字数や色の選択に関して

400以上もあるフォルダのタイトルを決定するだけでも

第二ガイドとの連動まで考えると

かなりの時間を要しましたが、

決めたルールから1文字でもはみ出していれば、

見直しを徹底し、例外を許しませんでした。


色の選択や各フォルダの幅、ガイドの後に続く個数、、、

何度もやり直し。



ひとつ、例外を許していくと、

いろんな箇所で「まあ、いっか」となって

揃わないことが当たり前になっていきそうでした。


全ての作業で、例外を許さず、基本的方法で、

基本的な純正商品を使用することで、

小さなメリットが集合体となり、大きな効率化に繫がると実感します。




事務所内は、基本ボックスを使わず、

ラテラルキャビネットで手にしたい個別フォルダまでの

アクションを減らし、作業の効率化をはかります。




基本がとても大事と思い知らされました。

今日も1日頑張ります(^-^)


皆様も良い一日を(^-^)