2020/08/18

コトの整理、長期観察&第三者目線。

お盆明け、早速整理収納コンサルティング。

済美幼稚園様に訪問です。




事務所のモノと書類の整理が終わり、

仕上げはコトの整理です。


ここは、長期にわたって書類の整理に通った私が

ずっと、第三者目線で業務を観察していたので

どの作業が非効率的かを徹底的にメモっていました。



★ 突然の見学者への対応


急遽業務を停止して、場所を開けて対応しているなど、

手間をとらてれいる姿を何度か見てきました。


★ 急な来客への対応ができる場所作り。

★ 説明に必要な道具のグルーピング、定位置管理、表示等

徹底的に、コトが楽になるように整理指導していきます。






新人でも事務所で分からないモノ、場所、がないように徹底してチェック。


例えば、壁面にある各クラスへの放送用ボタン。


現在はインカムを使用しているので、

殆ど使いませんが、一か所は今も現在進行形で使用中。


★ 新人でもボタンが何のボタンか分かるように

★ いざ使用する際に(インカムに障害)即、使用できるように























すべて古いままの表示。もう無い名前のクラスがズラリ。


今は使用していないボタンがどの部屋に繫がっているか

全て確認し、表示。



今まで見ようとしなかった、こういうことを、

ひとつひとつ解決していくとしていくと、


「あれも気になる、これも気になる!」


と職員の皆さんは自然と行動に移していきます。


こうなってくると、一気にコトの整理が進みます。





今日、すごく嬉しい報告を頂いたのは、

事務所のファイリングシステムを構築したことで、

以前、園長がホームファイリング着手。


更に、他のスタッフもホームファイリングに取り掛かったと聞いて

本当にファイリングの効果を実感されているんだと知り、

ファイリング指導の専門家、

長野ゆか先生とタッグを組んでやって良かったと改めて思いました。



明日も、引き続きコトの整理頑張ります(^-^)